Firma e saluti… di una mail di vendita che lasci il segno

Il titolo completo sarebbe dovuto essere “Ringraziamenti, Saluti, Promemoria e Firma” e rappresenta le ultime 2 o 3 righe di testo in fondo alle tue mail.

Firma, Ringraziamenti, Saluti e Promemoria di una mail di vendita

Quando arriviamo in fondo ad una mail di solito non facciamo molto di più che scrivere un generico e cordiale saluto. Se ci ricordiamo appiccichiamo un Grazie.

La firma invece è quella cosa scritta molti mesi o anni prima, pre-impostata nelle preferenze del servizio di posta e automaticamente appiccicata in fondo alla tua mail.

Ve bene così o potresti fare meglio?

La firma cos’è dopotutto se non il tuo nome anticipato da dei cordiali saluti? Se il tuo cliente riceve quotidianamente due o tre mail, non c’è problema, fermati qui e non perdere prezioso tempo leggendo il resto dell’articolo. Ma se la tua mail ogni mattina deve sgomitare in mezzo a dozzine di altre mail per ottenere un minimo di attenzione, allora diventa un perfezionista e cura anche l’ultimo mattoncino per costruire una mail di vendita davvero efficace.

La firma può diventare un eccezionale strumento per incrementare le probabilità di ottenere una risposta.

Per far chiarezza, prima di svelare tutti i segreti legati alla perfetta firma di una mail di vendita, ricapitolo velocemente i 5 elementi fondamentali:

Oggetto: é la prima cosa che tutti vediamo nella casella di Posta in entrata

Opening Line: è la prima riga della tua mail, la si può già in parte intravvedere nell’elenco in casella di Posta in entrata sotto l’Oggetto. Quando il cliente apre la mail (il 35% delle mail viene aperto in funzione dell’Oggetto) la Opening Line è la tua linea di partenza, è l’avvio della conversazione, è la tua occasione di farti leggere.

Body Copy: è il testo della mail. Ti presenti, spieghi il motivo della mail ed enunci la tua value proposition.

Closing Line: chiudi con la Call to Action per ottenere una reazione alla tua mail.

La firma: è l’ultimo sforzo.

La firma si compone di 4 elementi: Ringraziamenti, Saluti, Promemoria e Firma.

Ringraziamenti

Partiamo dai Ringraziamenti. Vuoi un dato per capire l’importanza dei ringraziamenti? Il tasso medio di risposta ad una mail senza alcun “Grazie” è del 46%, mentre il peggiore dei “Grazie” tocca quota 51,2%. Dire Grazie, funziona verrebbe da dire.

L’app di mailing Boomerang, dopo aver analizzato più di 350.000 invii di posta elettronica, ha scoperto che semplicemente variando i ringraziamenti finali di comiato si ottengono variazioni nei tassi di risposta. Il dato ovviamente è uno studio USA. Fonte

Uno studio del 2010 pubblicato nel Journal of Personality e Psicologia Sociale ed intitolato “A Little Thanks Goes a Long Way” conferma l’importanza di un grazie. Lo studio aveva già dimostrato che i tassi di risposta ad una mail con dei ringraziamenti finali fossero più alti di ben 2 volte.

Tu le mail come le chiudi?

Io un tempo scrivevo: “In attesa di un gentile riscontro, porgo cordiali saluti”. Ero gentile ed affettato. Senz’altro ero noioso. Raramente ringraziavo.

Da oggi fai come me, ringrazia sempre e prova a farlo anche per email.

  • Grazie per (qualcosa di specifico che hanno fatto o faranno per aiutarti).
  • Apprezzo veramente il tuo aiuto, significa molto per me (vai oltre il semplice e banale grazie, rendilo personale).
  • Grazie 1000! (fallo diverso)

Saluti: Excite vs Booring

Quando si fa qualcosa fuori dagli schemi c’è sempre la possibilità che qualcuno storca il naso mentre quando si è convenzionali c’è l’altissima probabilità di passare inosservati. Scegli tu se preferisci essere ricordato da molti o dimenticato da tutti.

Se vuoi essere ricordato, usa uno stile originale che chiuda le tue mail in modo non convenzionale:

  • Che la forza sia con te!
  • Namaste
  • Un abbraccio forte! (saluto abbastanza tradizionale se fatto ad un amico di vecchia data, molto meno se fatto ad un contatto)
  • Carpe Diem! (niente di sconvolgente ma comunque fuori dagli schemi della classica mail commerciale insegnata a Ragioneria)

altro ?!?!…. l’unico limite è la tua fantasia.

Promemoria.

Usando due semplici lettere “P” e “S” puoi rendere molto più forte la tua firma.

Usa il “P.S.” di Post scriptum per rendere più efficace le tue email di vendita. Il PS ti permette di introdurre un elemento estraneo al contenuto della mail, per il lettore sembrerà buttato li, quasi fuori dal contesto, ma se ben usato potrebbe darti risultati eccezionali.

Ad esempio:

“P.S. Sei in Linkedin? chiedimi il collegamento qui (Link)”

“P.S. Organizziamo un webinar settimana prossima. Se tu o qualcuno del tuo staff fosse interessato fammi sapere”

“P.S. Questo potrebbe esserti utile (Link)”

Non dimenticarti la variante N.B., funziona benissimo anche lei.

Attraverso PS o NB puoi anche solo rafforzare la Call To Action, rammentandola al tuo cliente con un dettaglio.

Ad esempio se la call to action è un appuntamento telefonico, nel PS puoi apporre il tuo numero telefonico ed implicitamente ricordare al contatto che deve chiamarti (Effetto Recency)

Firma

Tienila brevissima, usa un testo semplice in bianco e nero o con colori in linea con il logo della tua società. Evita immagini e stranezze varie che vengono spesso visualizzate come fastidiosi allegati. Appesantiscono la mail e non sempre vengono caricati correttamente.

Includi sempre un numero di telefono come informazioni di contatto. Evita di scrivere di nuovo l’indirizzo email, c’è già, è la prima cosa che si trova in una mail.

Includi un collegamento per visualizzare un profilo online come LinkedIn, Twitter o il tuo blog.

Dalla teoria alla pratica:  5 esempi per rendere il tutto pertinente con il tuo obiettivo

1. Se hai bisogno di una risposta a una domanda

Firmare richiamando la Call to Action può fungere da catalizzatore dell’azione.

Un interessante studio mostra che quando si associa un compito ad un promemoria, la probabilità che quella cosa venga fatta cresce del 40%.

Ad esempio, in quest’ipotesi dopo aver posto una domanda come Call to Action, proseguo con:

Apprezzerei il tuo aiuto se risponderai a questa mia domanda”

“Riusciresti a farlo entro [giorno o ora], sarebbe fantastico, grazie!”

“…e Grazie per indicarmi la giusta direzione”

Nella prima frase ci metto un pizzico di personale; nella seconda creo un senso di emergenza sulla mia richiesta e ringrazio; nella terza rafforzo il ringraziamento.

2. Se vuoi preparare il terreno per un prossimo incontro

Se hai bisogno di fissare l’appuntamento vai al suggerimento 3, se invece sei full e ti stai portando avanti per pianificare le successive settimane tieni vivo il contatto e semina fra le righe della tua mail il germoglio del futuro incontro.

“Se hai bisogno di qualsiasi cosa non esitare a chiamarmi”.

NB: Uno dei prossimi giorni dobbiamo vederci, ho molte cose da raccontarti.

“Nel frattempo, ti invio una cosa molto carina. Spero ti piaccia” (Link o allegato).

Nella prima frase dimostro disponibilità ad un contatto telefonico, nel caso il contatto sia più caldo di quanto avessi previsto; nella seconda preparo il terreno sottolineando l’urgenza di vederci; nella terza lascio un regalino.

NB: trovo che molte persone commettano il grossolano errore di usare formule analoghe a questa per chiedere l’appuntamento. In realtà come ti sarà evidente al punto successivo, non ho chiesto nulla, o semplicemente detto che in un futuro prossimo potremmo fare qualcosa insieme, più o meno la stessa frase con cui ci siamo accomiatati dalla maggior parte delle persone (ex amici, ex colleghi, ex compagni, ex) con cui oggi non abbiamo più nessun rapporto.

3. Se hai bisogno di fissare una riunione o un appuntamento

Ricorda che diversi studi di monitoraggio degli occhi, dimostrano come le persone leggono secondo un modello a “F”. Ciò significa che le tue ultime brevi frasi sono l’ultimo suggello alla tua mail, sono il tuo commiato. Rendile super efficaci!

Se la Call to Action è stata: “Vediamoci mercoledì alle 15.00 o se preferisci anche giovedì a mezzogiorno? Così ne parliamo di persona”

Puoi salutare con un:

“Sperando in un buco nel tuo calendario, io mi blocco fin d’ora mercoledì pomeriggio e la pausa pranzo di giovedì”.

“Riesci appena puoi, a farmi sapere quando ci vediamo”.

“Grazie 1000!”

Nella prima frase ripeto la call to action per renderla più forte; nella seconda creo il senso di urgenza e gioco sull’eventuale suo senso di colpa a bloccarmi ben 2 finestre nell’arco di una settimana; nella terza rendo il ringraziamento finale un pò più brioso.

Meglio come sopra o “in attesa di una tua gentile risposta, ti porgo cordiali saluti”?

4. Se hai bisogno di un feedback o se necessiti che il tuo contatto faccia qualcosa per te

Secondo la ricerca “Lode alla Gratitudine” della Harvard Medical School: “Ringraziare può essere uno dei modi più semplici per sentirsi meglio”. La gratitudine aiuta le persone a sentire emozioni positive che a loro volta costruiscono relazioni più forti e stabili. Esprimere gratitudine rende anche la gente ben disposta nei propri confronti, cosa importante quando si stai chiedendo qualcosa.

“Grazie in anticipo per il tuo tempo”

“Apprezzo il tuo aiuto”

“Attendo con impazienza la tua risposta”

Sono tutte formule imprescindibili. NB: mettici qualche emozione positiva personale. Dire di no ad un monitor è facile, dirlo ai tuoi imploranti occhioni da cerbiatto molto più difficile.

Suggerimento: se il suo follow-up dovesse richiedere un po’ di tempo, imposta un promemoria di verifica per controllare la risposta. Ricordargli qualche giorno dopo, con gentilezza, che è inadempiente lo farà scattare sull’attenti, rispondendo alla tua call to action.

5. Se hai bisogno di coltivare una relazione con un prospect

Hai ottenuto un certo grado di familiarità con il destinatario, ma non sei ancora sufficientemente soddisfatto? Mostragli il tuo interessamento. Chiudi la tua mail dimostrandogli che pensi a lui o facendogli un regalo. Ecco come:

“…e che sia una stupenda giornata per quelli come noi, che sono sempre sul pezzo.”

“P.S. Potresti trovare questo interessante”. (Link” ad un articolo)

Nella prima frase creo un fattore di appartenenza comune usando il noi mentre nella seconda faccio un regalo.

Concludendo…

Prova!

Arricchisci le tue mail con qualcuno di questi consigli utili.

NB: Fammi una gentilezza per semplificare la vita di un povero blogger… condividiMI