I 3 segreti per guadagnare il tuo tempo

“Non ho tempo”; quante volte te lo sei detto? imparare a gestirlo e non sprecarlo ti farà guadagnare un sacco di tempo.

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Il tuo tempo è tiranno o generoso?

Riesci a fare sempre tutto ciò che ti eri prefissato o vorresti che una giornata durasse 25 ore o più?

Qualunque sia la tua risposto scommetto che anche tu, come tutti, ti sia trovato nella spiacevole situazione di non aver sufficiente tempo per fare qualcosa, che avresti voluto.

Che sia dedicarti del tempo per te andando per esempio in palestra o che sia pianificare un’attività utile per il tuo lavoro, il tempo è un cocciuto tiranno, che spesso ci impedisce di essere padroni delle nostre stesse azioni.

Il tempo è il tempo; è limitato e scarso a meno che…

tu non apprenda come sfruttarlo al massimo.

Immagina di avere una bottiglietta d’acqua da 50 cl. Al mare, comodamente seduto in spiaggia a due passi dal bar, durerebbe poco. La sprecheresti in ampie sorseggiate o versandotela sulla testa per rinfrescarti. Nel deserto del Kalahari la contingenteresti in piccoli e sporadici sorsi riuscendo a farla durare persino giorni.

Il tempo è una risorsa limitata quanto l’acqua, è l’utilizzo che ne fai a far la differenza. Impara a sfruttare il tuo tempo al massimo!

“Il tempo è una variabile soggettiva, ciò che piace tende a passare velocemente, ciò che non piace diventa quasi eterno” (Legge di Fraisse)

1° segreto del time management:

Il tempo è elastico, che tu lo tiri o lo molli è sempre quello.

“Il lavoro si espande fino ad occupare tutto il tempo disponibile; più è il tempo e più il lavoro sembra importante e impegnativo” – C.N. Parkinson

Tradotto… se hai 2 ore per svolgere una mansione, tra tempo dedicato, pignoleria nel eseguire ogni passaggio e pause caffè ci metterai proprio 2 ore.

Il tempo è limitato, incontrollabile ed invariabile. Tu, io, le persone con la loro soggettività sfruttano la risorsa tempo in modo diverso a secondo di quanto sia urgente ciò che devono fare.

In pratica, se lontani dalla scadenza. svolgiamo la mansione in area di confort prendendoci tutto il tempo necessario mentre, se siamo sotto scadenza, stressiamo la situazione ottenendo il risultato in tempo molto inferiore.

“Se aspetti fino all’ultimo minuto, ci vorrà solo un minuto per farlo” – Corollario alla Legge di Parkinson

Ti stupisce quanto sopra?

In realtà ciò che cambia è solo l’approccio mentale nell’uso della risorsa tempo.

In situazione di abbondanza di tempo si tende a ricercare la perfezione, la quale non è che una trappola psicologica e culturale, che rende inefficiente l’uso delle nostre energie.

“Non aver paura della perfezione. Non la raggiungerai mai” (Salvador Dalí)

In situazione di scarsità di tempo si tende a ridurre al massimo lo spreco di tempo concentrandoci solo su ciò che è importante ed urgente.

Del grande Steve Job si diceva che fosse in grado di spingere le persone a fare l’impossibile in tempi irrealistici. I Colleghi prendendo spunto da un episodio di Start Trek in cui gli alieni creavano una dimensione alternativa e credibile con la sola forza del pensiero, chiamarono questa attitudine di Jobs “Campo di distorsione della realtà”.

Un aneddoto racconta che Jobs andò dall’ingegnere capo che stava sviluppando il sistema operativo del Macintosh lamentandosi che i tempi di avvio fossero troppo lunghi e che questi dovevano essere ridotti di 10 secondi.

Decisamente poca cosa rispetto ai nostri quotidiani sprechi di tempo ma per Jobs erano troppi.

L’ingegnere rispose che era impossibile e iniziò a spiegare i motivi per cui fosse impossibile migliorare i tempi di avvio del sistema.

Job chiese: “Se quei 10 secondi servissero a salvare la vita di una persona, troveresti il modo?”

Job dopo aver atteso un poco convinto assenso dall’ingegnere mostrò ad una lavagna bianca che se gli utilizzatori del Mac fossero stati 5 milioni, in un anno, a suon di 10 secondi per ogni avvio, si sarebbero risparmiati 300 milioni di ore risparmiate l’anno, l’equivalente di 100 vite vissute.

In solo poche settimane l’ingegnere fece ciò che riteneva impossibile, ridusse il tempo di avvio del sistema di ben 28 secondi.

Se ti poni un obiettivo e lo persegui con determinazione il tempo ti basta.

2° segreto del time management:

Scopri il tuo cronotipo e sfrutta la tua Curva di Produttività

E tu che cronotipo sei?

Allodola o gufo?

“Superata una certa soglia di lavoro l’efficacia personale tende a decrescere” (Legge di Illich)

Ognuno di noi ha una propria personalissima Curva di Produttività, che misura l’andamento della propria performance rispetto ai tempi di svolgimento dell’attività intrapresa, evidenziando i picchi di efficenza e i cali prestazionali.

Allodola: Sei un’allodola se vai a 1000 all’inizio dell’attività ma tendi a stancarti/deconcentrarti col protrarsi dell’attività.

Elemento di criticità: Tendi ad iniziare molte attività, chiudendone poche.

Correzione: Impara a dire di no anche a te stesso, per ridurre l’eccesso di pratiche aperte e inserisci pause durante lo svolgimento dell’attività, per ripartire di slancio.

Gufo: Sei un gufo se tendi a rimandare o a cincischiare nella fase iniziale, migliorando con l’esecuzione dell’attività e raggiungendo i picchi di performance sul finale.

Elemento di criticità: Andare lungo e difficoltà a rimanere nei tempi di consegna.

Correzione: Pianificare con sufficiente anticipo lo svolgimento dell’attività.

Che tu sia Allodola o Gufo, sfrutta i picchi di produttività per concentrarti sulle cose importanti e sui momenti di stallo per attività semplici e di routine.

Che tu sia Allodola o Gufo potrebbe esserti utile utilizzare la Matrice di Cowey/Eisenhower per organizzare il tuo tempo.

“Organizzandosi, il tempo lo si trova sempre” (Giulio Andreotti)

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3° segreto del time management:

Scaccia i ladri di tempo!

Chi sono i ladri di tempo?

1_ Rilavorazioni: Rifare una cosa perché fatta male è il primo ladro di tempo che avete. Spesso cadiamo nell’errore di fare per fretta o trascuratezza un’attività in maniera distratta producendo un risultato pessimo, che dovrà essere ripreso in mano a tempo debito con il raddoppio dei tempi necessari. L’errore opposto è cercare la perfezione rischiando di non trovarla mai, dedicando infinite risorse di tempo.

2_ Attività inutili: dare una priorità d’importanza alla operazioni da portare a termine e svolgere dalla più importante alla più irrilevante, migliorerà incredibilmente la vostra gestione del tempo.

“Chi fa un uso pessimo del tempo che gli è stato messo a disposizione spesso è tra coloro che si lamentano di avere poco tempo”. Jean de la Bruyere

3_ I Rubatempo: allontanate o ignorate le richieste di attenzione di quelle persone che, per indole, sono dei perditempo, poiché insieme al loro sprecheranno anche il vostro tempo in inutili chiacchiere da Bar.

4_ Procrastinazione: Rimandare cos’è che dovremmo fare non le farà avverare per magia; sposterà solo più in la data d’inizio lavoro, avvicinandola alla scadenza e riducendo il tempo a vostra disposizione per concluderla.

“Rimandare le cose nel tempo, ruba tempo”. Edward Young

5_ Incapacità di delega: Non commettere l’errore di voler fare sempre tutto in prima persona, otterrai solo il risultato di consumare il limitato tempo a tua disposizione. Concentrati solo sulle attività dove puoi dare un maggior valore aggiunto o che nessun altro può espletare all’infuori di te. Per il resto, un’altra persona, fidati, farà più o meno quello che avresti fatto tu.

6_ Priorità confuse: Chiarisciti le idee su cosa è davvero importante.

“Se dite di non avere tempo per qualcosa, allora non lo ritenete così importante da doverci investire del tempo”. Anonimo

7_ Interruzione: Ogni volta che vieni interrotto perdi tempo ed efficienza. L’interruzione dura mediamente 3 o 5 minuti ed occorrono 10 minuti per tornare al livello di attenzione pre distrazione. Ora moltiplica le volte in cui vieni interrotto per 15 minuti ed avrai il tuo tempo perso. 

8_ Smartphone: Chiamate e social sono il tuo peggior ruba tempo! Impara a ridurre al massimo la durata delle chiamate, concentrando in un unico momento della giornata quelle in uscita. Dedicati ai social in momenti precisi senza commettere l’errore di buttare un occhio fugace ogni pochi minuti.

9_ e-mail: Contingenta! datti un tempo preciso appena arrivato in ufficio per leggere velocemente solo quelle urgente, rimandando la vera lettura delle mail alla tarda mattinata. Il rischio è sprecare la freschezza delle prime ore in compiti inutili o di poca importanza.

10_ Over reaction: Non lasciarti tirare la giacca dalle richieste improvvise. Dovresti avere un tuo planning e soprattuto dovresti rispettarlo. La richiesta, anche urgente, può aspettare almeno che tu finisca ciò che stai facendo.

Ok… ora che hai scoperto i 3 segreti del time management non ti resta altro che sfruttarli al meglio ed ascoltare quest’ultimo suggerimento:

“Usa il tempo, non lasciare che scivoli via”. William Shakespeare

Spero ti sia stato utile!

NB: Ringrazio per questo post il fondamentale contributo di Adriano Guizzetti, partner di UP Soluzioni – Fitness Consulting; avendo io saccheggiato a mani basse l’ultimo corso di Time Management preparato da Adriano per scrivere questo articolo.

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Manuel Salvi

UP Soluzioni – Fitness Consulting